Cara Mendaftar Pertubuhan Persatuan Belia

Assalamualaikum....pemirsa..pemirsa...erm...
Alhamdullilah..masih berkesempatan untuk saya berkongsikan sedikit ilmu dengan para sahabat-sahabat di luar sana. Enteri kali ini saya ingin membawa sahabat-sahabat semua untuk mengetahui beberapa selok-belok cara untuk mendaftarkan persatuan belia.

Sedikit info mengenai pendaftaran pertubuhan belia di negeri Sabah, jika sebelum ini iaitu tahun 2012 dan sebelumnya pendaftaran pertubuhan persatuan belia adalah di bawah bidang kuasa Jabatan Pendaftran Pertubuhan Malaysia atau ROS. Namun bermula pada tahun 2013, semua pertubuhan belia yang baru, dikehendaki mendaftrakan pertubuhan belia melaui kaedah atas talian melalui Sistem Pendaftaran Pertubuhan Belia eRoy. Perubahan ini adalah atas pembaharuan yang dilakukan oleh YB Tuan Khairy Jamaludin Abu Bakar selaku Menteri Belia dan Sukan bagi menyelaraskan semua aktiviti dan bantuan dari segi kewangan agar dapat disalurkan kepada semua pertubuhan-pertubuhan belia.

ROY akan memperkemas dan memperkasa sistem penyampaian dalam pembangunan belia supaya lebih berdaya maju dan aktif pada setiap masa. Kelulusan penubuhan persatuan belia dapat mendaftar daripada enam kepada tiga bulan atau kurang daripada itu

 Objektif pendaftran ialah untuk menggalakan lebih banyak persatuan belia dapat ditubuhkan disetiap komuniti dan kawasan.

Bantuan aktiviti KBS yang dikendalikan oleh cawangan Pembangunan Sosial memberi sekurang-kurangnya sebanyak RM3,000 kepada persatuan-persatuan belia. Ini diharap mampu menjadi rangsangan untuk mereka menjalankan aktiviti kepada ahli masing-masing. Bagi persatuan yang baru ditubuhkan, KBS juga memberikan bantuan awal sebanyak RM1,000 bagi membolehkan mereka membuat mesyuarat, kerja-kerja pentadbiran dan sebagainya. Peluang ini diharap dapat menambahkan lagi jumlah persatuan belia (Sumber :wikipedia )


Langkah-langkah yang perlu dibuat sebelum mendaftrakan sesebuah persatuan belia :

1.Mengadakan mesyuarat penaja

 Mesyuarat ini akan membincangkan hal-hal berkaitan seperti melantik ahli jawatankuasa kerja iaitu pengerusi, timbalan pengerusi, setiausaha, penolong setiausaha,bendahari dan sekurang-kurangnya 7 orang ahli jawatan kuasa kecil. Selain itu juga meyuarat akan membincangkan mengenai nama persatuan belia, alamat dan tempat urusan persatuan. Dalam mesyuarat ini juga digalakkan agar setiausaha mengedarkan borang bagi mendapatkan data dan maklumat ahlijawatankuasa untuk diisi semasa pendaftran persatuan melalui sistem eRoy

2.Menyediakan minit mesyuarat penaja

Selepas sahaja mesyuarat, setiausaha hendaklah menyediakan minit mesyuarat yang di tandatangani oleh 2 orang pemegang jawatan sebaiknya ditandatangani oleh setiausaha dan pengerusi persatuan belia.

3.Menyediakan satu perlembagaan persatuan

Perlembagaan atau garis panduan yang menjadi panduan kepada persatuan yang bakal didaftarkan kelak, bertujuan untuk di jadikan rujukan sebarang permasalahan yang timbul kelak. Ianya perlu di sediakan untuk tujuan pendaftaran. Contoh perlembagaan boleh di rujuk disini contoh perlembagaan.
Ianya perlu ditandatangani oleh dua orang pemegang jawatan pada akhir perlembagaan sebagai pengakuan perlembagaan yang dibentuk.

4.Sediakan Wang Pos bernilai RM 30

Sediakan Wang Pos bernilai RM 30. Semasa anda membuat pendaftran secara online, pada pautan terakhir anda akan dikehendaki memasukkan nombor wang pos sebelum anda boleh submit permohonan anda.

4.Mendaftar persatuan belia menggunakan kaedah atas talian "online"

Setelah semua dokumen disediakan, setiausaha perlu scan semua dokumen seperti minit mseyuarat penaja dan perlembagaan untuk di uplod semasa mendaftar persatuan belia menggunakan sistem eRoy. Pendaftar persatuan ataupun setiausaha persatuan dikehendaki mendaftar terlebih dahulu sebagai Pengguna sebelum boleh menggunakan kemudahan pendaftaran atas talian menerusi eRoy.


Selepas selesai membuat pendaftaran, jangan lupa untuk kirimkan wang pos tadi ke alamat yang diberikan kepada anda melalui e-mail. Untuk Zon Sabah alamatnya adalah seperti berikut :

PEJABAT PENDAFTARAN PERTUBUHAN BELIA
KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN
JABATAN BELIA SAN SUKAN NEGERI SABAH,
KOMPLEKS BELIA DAN SUKAN NEGERI SABAH,
JALAN TAMAN PASIR PUTIH,
PUTATAN MEL NEG 81, 88998
KOTA KINABALU, SABAH


No.telefon : 088-763389

P/s : Pastikan nombor telefon dan alamt e-mail yang di berikan adalah tepat dan boleh dihubungi. Kerana pegawai pendaftaran akan menghubungi anda melalui telefon dan alamat email yang anda berikan.

Tugas Setiausaha

Assalamualaikum...salam pemirsa..pemirsa..em..
Alhamdulillah dikesempatan ini saya rasa terpanggil untuk berkongsikan sedikit sebanyak pengalaman yang pernah dilalui dalam melaksanakan tugas sebagai seorang setiausaha. Di dalam satu-satu organisasi tidak kira dalam bidang pekerjaan mahupun organisasi pertubuhan bukan kerajaan, setiausaha selalunya terletak sebagai orang ketiga dalam jawatankuasa tertinggi.

Setiausaha merupakan tulang belakang kepada halatujuh dalam memastikan kelancaran program dan aktiviti yang dirancang oleh persatuan / organisasi dapat dilaksanakan dengan jayanya.
Di sini saya ingin berkongsikan beberapa tugas-tugas dan peranan penting yang perlu diberi perhatian khusus oleh mereka yang telah dilantik memegang jawatan sebagai setiausaha

1.Merancang agenda mesyuarat dan menyediakan surat panggilan mesyuarat.
2.Mengedar surat panggilan mesyuarat / memanggil mesyuarat
3.Mencatat minit mesyuarat.
4.Menyiapkan laporan / menyediakan minit mesyuarat
5.Menguruskan mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa induk dan Jawatankuasa kerja
6.Merancang bersama AJK segala aktiviti organisasi/persatuan sepanjang tahun
7.Bertanggungjawab terhadap pengurusan rekod dan fail berkaitan organisasi/persatuan.
8.Menyediakan laporan, taklimat dan memaklumkan kepada semua pihak yang berkenaan mengenai
  pengurusan organisasi / persatuan.
9.Memastikan semua aktiviti yang dirancang berjalan dan dilaksnakan mengikut perancangan.
10.Melakukan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pengerusi.

Kebiasaan yang sering berlaku dalam sesebuah organisasi atau pertubuhan bukan kerajaan seperti badan-badan sukarelawan ini, setiausaha selalu mengambil mudah perkara ini. Ini menyebabkan beberapa perkara mudah menjadi sebab kepada kelewatan dan kurang mendapat layanan serta sambutan daripada pihak yang tertentu apabila memohon atau hendak melakukan sesuatu aktiviti.

Sebagai contoh, di Kampung Muhibah terdapat satu pertubuhan Persatuan Belia Serumpun yang ingin melaksanakan program sukanika peringkat Kampung Muhibah. Perlu di ingatkan di sini walaupun sesebuah pertubuhan mahupun organisasi itu berada dalam sebuah kampung dan organisasi tersebut saling kenal-mengenali dengan penduduk kampung tersebut, sebelum perlaksaan program di buat, jangan di lupa terdapat Jawatankuasa Keselamatan dan Kemajuan Kampung (JKKK) tersebut yang merupakan organisasi yang bertanggungjawab dalam hal-hal berkaitan kampung tersebut.

Pendek kata, sekiranya ianya melibatkan nama organisasi / pertubuhan / jawatankuasa yang sah, apa-apa program dan tindak-tanduk yang di buat, ianya haruslah di lakukan dengan formal dan paling penting haruslah di sertakan hitam-putih segala surat dan makluman yang di buat.

Permakluman dan urusan yang di buat melalui surat amat penting dan ianya merupakan bukti dan maklumat yang dapat disimpan sebagai rujukan pada bila-bila masa ianya di perlukan.