Tugas Setiausaha

Assalamualaikum...salam pemirsa..pemirsa..em..
Alhamdulillah dikesempatan ini saya rasa terpanggil untuk berkongsikan sedikit sebanyak pengalaman yang pernah dilalui dalam melaksanakan tugas sebagai seorang setiausaha. Di dalam satu-satu organisasi tidak kira dalam bidang pekerjaan mahupun organisasi pertubuhan bukan kerajaan, setiausaha selalunya terletak sebagai orang ketiga dalam jawatankuasa tertinggi.

Setiausaha merupakan tulang belakang kepada halatujuh dalam memastikan kelancaran program dan aktiviti yang dirancang oleh persatuan / organisasi dapat dilaksanakan dengan jayanya.
Di sini saya ingin berkongsikan beberapa tugas-tugas dan peranan penting yang perlu diberi perhatian khusus oleh mereka yang telah dilantik memegang jawatan sebagai setiausaha

1.Merancang agenda mesyuarat dan menyediakan surat panggilan mesyuarat.
2.Mengedar surat panggilan mesyuarat / memanggil mesyuarat
3.Mencatat minit mesyuarat.
4.Menyiapkan laporan / menyediakan minit mesyuarat
5.Menguruskan mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa induk dan Jawatankuasa kerja
6.Merancang bersama AJK segala aktiviti organisasi/persatuan sepanjang tahun
7.Bertanggungjawab terhadap pengurusan rekod dan fail berkaitan organisasi/persatuan.
8.Menyediakan laporan, taklimat dan memaklumkan kepada semua pihak yang berkenaan mengenai
  pengurusan organisasi / persatuan.
9.Memastikan semua aktiviti yang dirancang berjalan dan dilaksnakan mengikut perancangan.
10.Melakukan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pengerusi.

Kebiasaan yang sering berlaku dalam sesebuah organisasi atau pertubuhan bukan kerajaan seperti badan-badan sukarelawan ini, setiausaha selalu mengambil mudah perkara ini. Ini menyebabkan beberapa perkara mudah menjadi sebab kepada kelewatan dan kurang mendapat layanan serta sambutan daripada pihak yang tertentu apabila memohon atau hendak melakukan sesuatu aktiviti.

Sebagai contoh, di Kampung Muhibah terdapat satu pertubuhan Persatuan Belia Serumpun yang ingin melaksanakan program sukanika peringkat Kampung Muhibah. Perlu di ingatkan di sini walaupun sesebuah pertubuhan mahupun organisasi itu berada dalam sebuah kampung dan organisasi tersebut saling kenal-mengenali dengan penduduk kampung tersebut, sebelum perlaksaan program di buat, jangan di lupa terdapat Jawatankuasa Keselamatan dan Kemajuan Kampung (JKKK) tersebut yang merupakan organisasi yang bertanggungjawab dalam hal-hal berkaitan kampung tersebut.

Pendek kata, sekiranya ianya melibatkan nama organisasi / pertubuhan / jawatankuasa yang sah, apa-apa program dan tindak-tanduk yang di buat, ianya haruslah di lakukan dengan formal dan paling penting haruslah di sertakan hitam-putih segala surat dan makluman yang di buat.

Permakluman dan urusan yang di buat melalui surat amat penting dan ianya merupakan bukti dan maklumat yang dapat disimpan sebagai rujukan pada bila-bila masa ianya di perlukan.